Para bien o para mal, la mayoría de la gente pasa
mucho tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos. Pero pocas veces
alguien explica qué podemos hacer para que esta tediosa actividad sea más
productiva.
La empresa de análisis de datos de correo
electrónico Yesware, basada en Boston, elaboró varios consejos para mejorar en
el arte de mandar emails, tras revisar más de 500.000 correos de venta enviados
por sus usuarios. BBC Mundo le cuenta los cinco más relevantes.
1. ¿Qué asunto poner?
Tras las elecciones presidenciales en Estados
Unidos, en 2012, los miembros del equipo de campaña de Barack Obama revelaron
que el "asunto" más exitoso que habían utilizado como título para sus
correos contenía solo la palabra"Hey" (Hola).
Esta idea les brindó millones de dólares. ¿Podrías
hacer tú lo mismo? Los responsables de Yesware creen que no.
En su estudio, la empresa concluyó que titular los
correos con la palabra "Hey" obtiene menores tasas de apertura y
contestación que otras palabras frecuentes.
"No hay
una línea de asunto mágica", opina Bernie Reeder en el blog de la empresa.
Pero algunas palabras funcionan mejor que otras.
Insiste si no te responden: da sus frutos.
Por ejemplo, si lo que quieres es que alguien te
haga un hueco en su calendario para una llamada, es mejor que en el asunto
pongas "llamada", en lugar de "calendario".
Un 62% de los correos con la la palabra llamada se
abrieron y, de ellos, se respondieron un 35%.
En contra de lo que se podría pensar, la longitud de
la frase que se incluya como asunto no tiene importancia, determinó la
investigación de Yesware.
2. Es mejor
copiar
Aunque el arte de mandar correos electrónicos no es
una ciencia exacta, sí hay algo que puedes hacer que aumentará inmediatamente
la tasa de respuesta de tus correos.
Cuando mandes un mail a dos personas, es mejor que
una de ellas aparezca en copia (CC). Los correos enviados a una persona con
copia a otra recibieron una tasa de respuesta un 12% mayor que los que se
enviaron directamente a dos personas.
Es difícil saber la diferencia entre hacer un buen
seguimiento de un tema o ser un pesado.
Esto podría deberse a lo que se conoce en psicología
como "Difusión de responsabilidad": cuando se asigna una tarea a un
grupo de gente, las personas tienden a asumir que alguien va a hacerse cargo,
por lo que nadie acaba haciéndolo.
Por eso es
mejor que un destinatario aparezca en el campo de Enviar a, y otro solo en
copia, de esta forma solo hay una persona responsable de contestar. Y, además,
la presencia de una segunda persona en copia aumentará la presión para que haya
una respuesta.
3. Insiste
Si tu correo va a ser abierto, el 91% de las veces
ocurre en plazo de un día desde que lo enviaste.
Si se abre en
ese primer día, cerca de la mitad de los correos recibirán una respuesta en las
tres primeras horas, según los datos de la empresa.
Lo que esto
significa es que sale a cuenta ser proactivos. Si ves que tu correo ha sido
abierto, el reloj se pone a contar.
Es probable
que, si haya una respuesta, sea ese mismo día, así que no esperes simplemente,
si no recibes respuesta en uno o dos días: vuelve a mandar el correo.
Alguna gente responde cuando recibe el mismo correo
por tercera vez.
Pero es
difícil saber dónde está la frontera entre hacer un seguimiento productivo y
convertirse en un pesado.
Los datos de
Yesware muestran que si no recibes una respuesta el primer correo, tienes una
probabilidad de 21% de conseguir una respuesta al segundo correo. Si este
tampoco es respondido, respira hondo y vuelve a enviarlo. Todavía hay una
probabilidad del 25% de que el destinatario responda.
4. Explica
tus razones
Un estudio llevado a cabo por la psicóloga de
Harvard Ellen Langer determinó que las personas están más dispuestas a hacer
caso a una petición si el que la hace utiliza la palabra "porque".
Lo que esto
significa es que si le pides a alguien que te haga un favor, tendrás más éxito
si le das una razón para hacerlo.
Porque, en
este mundo acelerado y lleno de tareas, contestar un correo de alguien que, a
lo mejor, no conoces, es un favor.
5. Que sea
corto, simple y personal
La brevedad es una virtud. Así que no debería
sorprendernos que lo sea, también, en el caso de los correos electrónicos.
Los correos
más cortos obtienen mejores tiempos de respuesta y producen un aumento en la
productividad.
Por eso, no
pierdas el tiempo. Sé considerado con tu audiencia y utiliza el espaciado,
números, listas, todo lo que puedas para dividir visualmente tu mensaje y hacer
que sea fácil de digerir.
Marshall Van
Alstyne, profesor visitante del MIT, mantiene que la longitud de un tuit (140
caracteres) es lo ideal.
Además,
personalizarlo es clave. Intenta llamar la atención del destinatario poniendo
su nombre en el asunto.
Que buena manera para aprovechar los correos electrónicos.
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